冷链物流园区和冷库收货入库环节,涉及岗位多,需要沟通的异常多,也是我们与客户互动的最频繁的接口,很多管理者不够不重视,也很容易出现问题。小编在之前的文章(标题:人什么样冷库也什么样)里讲过,收货入库就像人的嘴巴,要想冷库库存健康,收货环节一定要严格执行操作标准,避免病从“口”入。那么,今天我们一起就来看看冷库入库的五个步骤,看看每个步骤有哪些你没有注意到的问题,希望对大家有价值。
第一步:入库预约
“凡事预则立,不预则废”,入库作为冷库的一项重要的作业活动,一定是要有提前预测规划的,尤其是新客户入仓。因此,在与客户合同签约环节,销售人员一定要与客户就入库预约做好约定。
那么,预约环节,都有哪些信息是需要客户明确的?入库预约主要让客户明确:(1)系统里的客户名称、账号;(2)计划送货的品种、数量、重量、批次;(3)送货车辆信息:司机、车牌号、预计到货时间,随货单据等。
以上是某第三方冷链企业的预约平台信息收集页面
是不是客户填写完毕之后,这个环节就结束了吗?当然不是。作为冷库的收货组(也有是订单组在操作),要把是否预约成功,送货到达后司机该如何排队投单,在仓库园区的注意事项等反馈给客户,这个环节也可以通过预约界面反馈给客户。
第二步:入库审核
收到客户的预约信息之后,仓库的收货组与订单组要一起审核确认以下信息:
1、与客户的合同是否已经签约生效,或者在有效期内;
2、客户所要入库的商品是否已经在之前做过入库,有过商品信息的维护;
以上信息,作为入库前必不可少的步骤,务必要做好确认。如有遗漏,带来的损失将是不可估量的。举例来讲:如果某一个在库商品,在入库环节忘记了做商品效期管控规则的维护,那么后面极易造成不符合效期的产品发出,带来消费者的投诉,这对冷库来说,绝对是不可饶恕的过错。
第三步:入库准备
从完成入库审核那一刻开始,就要开始做入库前的准备。
首先是,库内存储空间的准备。库区的库位是否足够?这个是首先要看的。另外,有存储空间的位置,它的左邻右舍都是那些品种,有没有品类上的关联性。另外,放在这个位置是否是最便捷的,都要通过历史的出库数据去判断。虽然,现在很多都是系统给推荐的库位,但是人为的分析和调整也是必不可少的。
其次,工具的准备。入库环节,需要可以上架存储的托盘,缠绕带(膜)等,如果是批量的入库,都要提前做好准备。
第三,要做好卸货码头和装卸人力/工具的准备。仓库码头作为仓库与外界交互的窗口,各项货物进进出出,非常的繁忙。因此,批量的货物入库,一定要提前做好计划,排出月台,安排好叉车,装卸人员,准备入库。
第四,送货车辆的驾驶员按照要求将车辆停靠至对应的卸货码头,要将随行的单据,投至订单室,开始等待收货。
第四步:验收卸货
接下来就开始进入入库验收环节了,作为仓库的验收,一般进行的都是感官层面的验视,涉及理化指标的一般都要专门的检测实验室来进行配合,这个一般在工厂的原料仓库或者商超连锁餐饮的中央仓会比较多。那么作为冷库,一般要从这几个方面进行验收:
1、看车辆是否符合要求。冷库的货物,一般要求冷藏车送达仓库。如果客户没有温控意识,用了普通的厢货车或者常温车送货过来,这个原则上是不允许的。这种送货工具的异常,势必会造成送货温度的不合格,这种送货工具的异常,也是要跟客户做好沟通和风险告知的。
2、测温度 一般打开车门的那一刻,我们就要先测车厢温度,然后再分别测产品表面的温度和产品中心温度,并分别做好温度记录。如有异常,且在让步收货范围内,则沟通后正常收货。否则,就要做拒收处理。
3、查批次和效期 每一个sku都有它自己的效期和生产日期,剩余的有效期天数,每一个客户要求都不一样。因此,在入库环节就要根据客户的要求,做好批次查验,杜绝临期或者近预警期的商品流入仓库。
4、抽产品质量 这里所说的产品质量主要包括肉眼可见的产品外观,如:产品是否漏气、胀气、污损、破损、异味有等,还要抽查产品的重量是否有超标。这里抽检的数量,针对入库产品的数量,会做不同比例的要求,每一个公司要求都不一样。
5、点货物验数量 在卸货过程中,一定要根据货物的尺寸规格,提前计划好码托方式,并与装卸人员做好沟通,严格按照要求操作,确保每托货物数量一致,一个sku只保留一个尾板。
第五部:收货上架
卸货完毕之后,收货组要与库控组在收货待检/暂存区域,二次核对收货信息,并做好交接。这时,库控人员按照在库管理的要求,对码托好的货物,做好缠绕紧固,张贴每一托盘的唛头。然后通知叉车工,按照预定的库位将货物上架到相应的库位,在收货巴枪上做收货入库。
是不是以上五个步骤做完,整个收货环节就完成了吗?当然不是。最后还有以下几个事情需要做最后的收尾和闭环:
1、最终要在仓储WMS系统里面做系统的入库确认,库存系统里面显示为正常的库存,并确认将入库信息回传给客户上位的ERP系统,关闭入库单。
2、客户纸质的入库单据,也要签字存档。系统单据,最好与客户的送货单据粘贴在一起,以便随时查阅。
3、如果有收货的不良品,要与客户沟通处理方式。
入库就像人们吃饭,讲究的是细嚼慢咽。切记不可狼吞虎咽,否则最后带来的就是库存的“消化不良”,时间久了,您的仓库就会出现各种毛病。看完以上的入库五步骤,您懂了吗?其实,在收货环节,还涉及到很多的细节和技巧,由于篇幅原因,不能展开一一细说,待我们后面再分专题沟通。
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